Manuales administrativos y diagramas de flujo

Manuales administrativos y diagramas de flujo

Concepto de manuales administrativos

·        Objetivos

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información, por 10 que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:

 • Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la complementación del manual, as! como los cambios operativos que se realicen en la organización.

 • Establecer un calendario para actualizar el manual. 

• Designar un responsable para atender de esta función. 

·     Desarrollo

Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales.

Presentan una visión conjunta del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad del trabajo.

·        Clasificación básica

·        Por su naturaleza

-MICRO-ADMINISTRATIVO: contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa

-MACRO-ADMINISTRATIVO: utilizados en los corporativos donde se incluye información de mas de una empresa

-MESO-ADMINISTRATIVOS: incluyen información de una o mas organizaciones de un solo sector.

·        Por su área

Parte de las pequeñas y medianas empresas, cuentan, por los general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el numero de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de empresas no es de gran magnitud.

·        Por su contenido

La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un  manual de organización y un manual de procedimientos, pero, conforme la estructura de la empresa va creciendo y el numero de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no solo de organización ni procedimientos. 

·        Por su ámbito

-MANUALES GENERALES: contienen información global de la empresa. Los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa.

-MANUALES ESPECÍFICOS: contienen información detallada, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa.

·        Ejemplos

-Manuales administrativos

-Memoria USB

-Sistematizar

-USB (universal serial bus)

·        Conclusión

Los manuales nos ayudaran aidentificar los propositos principales de las empresas, y a ver bien como es que funcionan.

Definición de diagrama de flujo

Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos de un proceso. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos. 

Es una representacion graficas de las secuencias de un proceso, presenta informacion clara, ordenada y concisa.

Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas, se pueden detectar problemas, desconexiones pasos de escaso valos, etc. 

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·        Simbología

·       Tipos de diagramas de flujo

-Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente

     Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso.

-Flojograma de segundo nivel o detallado

        Indica los pasos o actividades de un  proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados. Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

        

-Flujograma de ejecución o matriz 

         Representa en forma gráfica del proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos, tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.

·        Usos

-Sirve para aclarar como funcionan las cosas y como pueden mejorarse

-Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso

-Facilita el conocimiento general del proceso

-Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos

-Facilita la identificación de áreas a mejorar. 

·      conclusión

Los diagramas de flujo y los diseños son herramientas que mejoran la explicacion de los procesos, son utiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión.